Những cách tốt nhất để tiết kiệm chi phí cho không gian văn phòng của bạn

Khi bạn đang điều hành một doanh nghiệp, đôi khi có những tình huống không lường trước khiến bạn phải suy nghĩ lại về chiến lược được xây dựng cẩn thận trước đó. Một phần của việc này có thể là cắt giảm quy mô hoặc cắt giảm chi phí để tránh mất đi các nhân viên xuất sắc. Khi tình huống này xảy ra, bạn phải nghĩ đến tất cả sự lựa chọn bao gồm việc đánh giá lại công nghệ hiện tại của bạn hoặc phải thay đổi không gian văn phòng đắt tiền mà bạn đang thuê. Dưới đây là một vài sự lựa chọn thay thế cho văn phòng hiện tại của bạn.

Tìm hiểu xung quanh càng nhiều càng tốt

Điều đầu tiên bạn cần làm khi tìm một địa điểm văn phòng mới là tìm hiểu thật chi tiết. Không thể thay thế cho việc lướt qua các mẫu tin đăng và đi xem những không gian văn phòng có sẵn. Bạn nên đánh giá mọi thứ về giá trị của văn phòng đem lại, về quy mô không gian bạn cần và tất nhiên là sự an toàn. Nếu bạn là một công ty không thường xuyên giao dịch với khách hàng thì bạn có thể tìm một văn phòng cho thuê rẻ hơn.

Bạn có thể tiết kiệm tiền theo nhiều cách khác nhau

Hãy nhìn vào tài chính của bạn và đánh giá nó trước khi làm điều này. Ví dụ, bạn có cần phải mua/thuê nhiều máy photocopy hay bạn có đủ khả năng để cắt giảm chúng? Có bất kỳ tiện ích nào bạn đang cung cấp cho nhân viên của mình có thể cần phải chấm dứt, chẳng hạn như cung cấp cà phê và trà? Tất cả những điều này nên được xem xét và quyết định về việc liệu chúng có ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả công việc hay không?

Cắt giảm các tính năng bổ sung không cần thiết

Một cách khác mà bạn có thể tiết kiệm tiền cho không gian văn phòng là từ bỏ các tính năng bổ sung không cần thiết. Có thể là những chiếc bàn độc đáo, khu vực chung riêng biệt và những tấm thảm cao cấp. Tất cả những điều này có thể giúp bạn có lợi hơn về mặt tài chính. Về mặt tích cực, không gian tối giản sẽ đem lại cho văn phòng của bạn một diện mạo tươi mới và hiện đại có thể thu hút nhân viên của bạn.

Hãy thử đầu tư vào phần mềm

Với công nghệ hiện đại đang phát triển, có những cách giúp bạn tiết kiệm tiền bằng cách tự động hóa hoặc sử dụng phần mềm thực hiện phần lớn công việc. Bạn có thể phải tuyển thêm nhân viên và chuyển đến các văn phòng rẻ hơn hoặc ở lại nơi bạn đang ở. Có nhiều lĩnh vực, chẳng hạn như bán hàng và tiếp thị, bạn có thể tận dụng công nghệ để làm điều đó cho bạn thay vì có thật nhiều nhân viên.

Chấp nhận cho nhân viên làm việc từ xa

Nhiều công ty hiện đang xem xét các cách khác nhau để nhân viên của họ làm việc. Nhân viên được lựa chọn làm việc tại nhà cho một phần hoặc tất cả công việc trong tuần. Lợi ích của việc này rất cao ở cả hai phía: nhân viên có thể tiết kiệm tiền cho việc chăm sóc con nhỏ và chi phí đi lại, trong khi người sử dụng lao động có thể tiết kiệm tiền cho không gian văn phòng và thiết bị văn phòng. Điều duy nhất mà bạn cần xem xét khi làm việc từ xa là bạn cần đầu tư vào phần mềm cho phép nhân viên truy cập dữ liệu của công ty bạn để thực hiện công việc của họ.

Chia sẻ không gian văn phòng

Nếu bạn đã thuê một văn phòng lớn hơn hoặc xa trung tâm hơn, thì bạn có thể chia sẻ một số không gian văn phòng mà bạn không sử dụng. Để có doanh thu cho công ty và tiết kiệm tiền thuê nhà, tại sao bạn không cho công ty khác chia sẻ không gian văn phòng? Nó không chỉ giúp bạn giữ được vị trí văn phòng của mình mà còn giúp một doanh nghiệp nhỏ có được một văn phòng mà không phải trả giá cao.

Di chuyển đến một địa điểm rẻ hơn

Nếu không có cách nào khác, bạn sẽ phải di chuyển đến địa điểm khác rẻ hơn. Nếu bạn là một cửa hàng bán lẻ trực tuyến, thì bạn có thể di chuyển đến một nơi ngoài trung tâm. Nó vẫn ở trong thành phố, nhưng giá thuê sẽ thấp hơn. Đơn giản vì bạn không cần bất kỳ khách hàng nào đến trực tiếp cửa hàng của bạn.

Tìm các loại văn phòng khác

Nếu ngân sách của bạn eo hẹp và không gian văn phòng thông thường nằm ngoài phạm vi ngân sách của bạn, thì có những lựa chọn thay thế khác bạn có thể thử. Thứ nhất là lựa chọn mua văn phòng di động (Trailer) đã qua sử dụng trong xây dựng và các ngành công nghiệp khác. Chúng là một sự thay thế tuyệt vời cho không gian văn phòng truyền thống và bạn có thể đặt chúng trên mảnh đất mà bạn đang sở hữu. Một lựa chọn khác là thuê một ngôi nhà hoặc một tòa nhà khác rẻ hơn và chuyển đổi nó thành văn phòng. Bạn cần phải xin phép chủ sở hữu tòa nhà, nhưng nó là một cách hay để có được không gian văn phòng của riêng bạn.

Điều hành doanh nghiệp tại nhà 

Nếu bạn là một công ty nhỏ, bạn có thể không cần văn phòng bằng cách điều hành doanh nghiệp của bạn ở nhà. Khi đó, bạn sẽ tiết kiệm không gian văn phòng, đồ nội thất và các thiết bị đi kèm khác. Nếu bạn cần trợ giúp thêm, bạn có thể thuê nhân viên từ xa hoặc freelancer. Với hoạt động tự do, bạn cũng đang tiết kiệm tiền vì bạn không cần trả chi phí văn phòng, phí vận hành doanh nghiệp, các khoản trợ cấp, phúc lợi khác…