Tránh nhầm lẫn giữa Trụ sở chính và Địa điểm kinh doanh đối với dịch vụ Văn Phòng ảo

Văn phòng ảo còn được gọi là văn phòng cho thuê 0m2 với dịch vụ được cung cấp bao gồm: Địa điểm giao dịch của Doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế toán báo cáo thuế.

Dịch vụ này đã xuất hiện từ lâu trên thế giới và giờ có ở Việt Nam như một giải pháp cho các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng hay vất vả tìm kiếm nơi đặt trụ sở cho công ty. Vậy dịch vụ này có trái với quy định của pháp luật hay không?

Trước hết cần làm rõ 2 khái niệm “ Trụ sở chính của doanh nghiệp” và “ Địa điểm kinh doanh” quy định tại Điều 43 và Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014.

  • Trụ sở chính của doanh nghiệp: Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
  • Địa điểm kinh doanh: Địa điểm kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.Địa điểm kinh doanh chỉ được phép mở ở cùng tỉnh thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh.

Nhiều người thường nhầm lẫn trụ sở công ty chính là nơi làm việc của công ty mà không hay biết rằng đây là 2 khái niệm riêng biệt, Trụ sở đơn giản chỉ là nơi khách hàng hay đối tác cần liên hệ với công ty, còn địa điểm kinh doanh mới là nơi làm việc, diễn ra hoạt động kinh doanh cụ thể.

Ví dụ như doanh nghiệp A đặt trụ sở tại Quận 1 nhưng nơi các nhân viên làm việc tạo ra sản phẩm có thể ở Quận Thủ Đức.

Luật không quy định doanh nghiệp phải có trụ sở riêng biệt hay gộp chung với địa điểm kinh doanh. Nhưng “Địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính. Doanh nghiệp chỉ được lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh….” (khoản 2, điều 3, nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp)

Đa phần doanh nghiệp mong muốn đặt trụ sở tại nơi đông dân cư, mật độ đi lại lớn, một phần tạo niềm tin khách hàng, một phần thuận tiện cho việc liên lạc, hẹn gặp đối tác nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng tìm được 1 văn phòng khang trang tại các khu quận 1, 3, 5,… với giá cả tiết kiệm đến 70% kinh phí so với việc mở một trụ sở văn phòng thì Văn phòng Ảo xuất hiện để giải quyết vấn đề này. Các công ty sẽ sử dụng dịch vụ văn phòng Ảo để làm trụ sở công ty thực hiện các hoạt động như một trụ sở công ty bình thường. Khi sử dụng “văn phòng ảo”, khách hàng chỉ việc lo những công việc cốt lõi của công ty còn các vấn đề khác như: trang trí, điện, máy tính, nhân viên lễ tân hay thuê xe cộ, tổ chức hội nghị, hội thảo đều được cung cấp.

Nhân viên tổng đài sẽ tiếp nhận điện thoại với tên công ty và chuyển tin nhắn đến công ty sau đó, còn khi doanh nghiệp cần gặp gỡ, các đối tác có thể sử dụng phòng họp với trang thiết bị hiện đại và đầy đủ tiện nghi. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thuê chỗ ngồi tại các đơn vị cho thuê “văn phòng ảo” cùng nhiều tiện ích khác có thể sử dụng bất kỳ lúc nào như: phòng họp, máy photocopy, máy in, Internet…

Trao đổi với với VnExpress.net về vấn đề pháp lý của văn phòng ảo, ông Đặng Minh Tuấn, chuyên viên phòng đăng ký kinh doanh số 2, Sở Kế hoạch Đầu tư, cho biết, văn phòng ảo là thuật ngữ không có trong quy định văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế.

Ông Tuấn cho rằng, khoản 1 điều 45 của Luật Doanh nghiệp 2014 quy định rõ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp… có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố, ngõ phố… số điện thoại, số fax, thì văn phòng ảo đã đáp ứng đủ. “Hiện tại, hình thức thuê văn phòng ảo làm nơi giao dịch vẫn còn khá mới mẻ. Doanh nghiệp không có mặt thường xuyên tại văn phòng nhưng nếu đăng ký kinh doanh đúng pháp luật, vẫn có giao dịch đầy đủ với khách hàng thì không có luật nào cấm”, ông Tuấn nhấn mạnh.

Kết luận, vấn đề pháp lý của văn phòng ảo không có vi phạm pháp luật nếu doanh nghiệp đăng ký theo đúng thủ tục đăng ký trụ sở doanh nghiệp, Tuy nhiên cần lưu ý vấn đề Không được đặt địa chỉ tại chung cư bởi các căn hộ này không có chức năng kinh doanh. Doanh nghiệp hoạt động sẽ gặp khó khăn khi cơ quan quản lý phường/ xã kiểm tra thực địa; Chi phí thuê không được khấu trừ; Không phát hành được hóa đơn.

Cre: LawNet

Đăng ký nhận tư vấn Dịch vụ Thuê địa điểm kinh doanh và thành lập Doanh nghiệp tại SenOffice!!!